Wie geht Zoom?

Von Stephanie Cengiz, 19. November 2020

Tools, mit denen man sich digital austauschen und zusammenarbeiten kann, gehören spätestens seit Frühling 2020 zu den Dingen, die man sich nicht mehr wegdenken kann. Meetings mit Kunden, Besprechungen mit Kolleginnen und Kollegen, Workshops, … das alles findet wenn möglich online statt. Wir bei Neustarter arbeiten täglich mit Zoom und zeigen euch in diesem Leitfaden, wie das funktioniert.

Der allererste Schritt ist, ihr habt es bestimmt schon vermutet, die Registrierung. Über diesen Link geht das ruckzuck auch über das eigene Google- oder Facebook-Konto.

Dann geht’s ans Einrichten eures Kontos.Tragt euren Namen ein, ladet ein Porträtfoto von euch oder das Firmenlogo hoch und passt, wenn benötigt, die Zeitzone und das Datumsformat und so weiter an.

Es kann losgehen!

Klickt oben rechts auf «Ein Meeting veranstalten» und wählt direkt aus, ob die Kamera ein- oder ausgeschaltet sein soll.

Es wird eine Seite und ein Pop-up geöffnet. Klickt auf «Zoom Meeting öffnen», um die Zoom-App auf eurem Laptop zu öffnen.

Ein Online-Meeting planen

Wenn das Online-Meeting nicht sofort stattfinden soll, sondern ihr es erstmal einfach nur planen wollt, klickt ihr auf der Übersichtsseite statt auf «Ein Meeting veranstalten» auf «Ein Meeting planen». Ihr werdet auf die Planungsseite weitergeleitet, wo ihr alle Angaben wie Thema, Beschreibung, Uhrzeit, Dauer und so weiter erfassen könnt.

Die richtigen Einstellungen wählen

Scrollt ihr ein wenig runter, erscheinen weitere Einstellungen, die ihr für das Meeting vornehmen könnt.

Security / Warteraum: Mit dieser Funktion könnt ihr als Meeting-Host bestimmen, wann ein Teilnehmer dem Meeting beitritt. Aktiviert ihr also das Kästchen «Warteraum» könnt ihr die Teilnehmer nacheinander einlassen oder alle im Warteraum «versammeln» und das Meeting für alle gleichzeitig freischalten.
Video: Soll das Video für den Moderator und/oder die Teilnehmer automatisch eingeschaltet werden?
Beitritt vor Moderator aktivieren: Wollt ihr den Meeting-Teilnehmern erlauben, das Meeting zu starten, bevor der Moderator am Start ist, aktiviert dieses Kästchen.
Teilnehmer beim Beitritt stummschalten: Sollen die Teilnehmer beim Beitritt stummgeschaltet werden (vielleicht wollt ihr als Moderator ja zuerst eine Begrüssungsrede halten?), aktiviert dieses Kästchen.
Die Besprechung automatisch auf dem lokalen Computer aufzeichnen: Es gibt zudem die Möglichkeit, das gesamte Meeting aufzuzeichnen. Wenn ihr bei der Planung schon wisst, dass ihr das machen wollt, aktiviert ihr diese Option.

Kalender-Synchronisation

Damit ihr ein Meeting nicht manuell in eurem Kalender eintragen müsst, könnt ihr das direkt von Zoom aus machen, wenn ihr mit Google-, Outlook- oder dem Yahoo-Kalender arbeitet.

Teilnehmende einladen

Euer Meeting ist erstellt und im Kalender eingetragen. Müssen nur noch die Leute eingeladen werden. Dazu könnt ihr auf der Übersichtsseite des Meetings auf «Einladung in die Zwischenablage kopieren» klicken und den Text per Mail verschicken.

Das Meeting steht an – was jetzt?

Es ist so weit, das Meeting beginnt in wenigen Minuten. Um das Meeting zu starten, klickt auf den Button «Starten der Sitzung». Unser Tipp: Am besten macht ihr das ein paar Minuten vorher, damit es dann auch klappt mit Ton und Video!

Die Zoom-App

Die Zoom-App wird auf eurem Desktop geöffnet. Unten in der Zoom-App finden sich ganz viele Optionen, die ihr nutzen könnt:

Stummschalten/Audio ein: Zum einstellen, ob euch die anderen Teilnehmer hören können oder nicht.
Video starten/beenden: Zum einstellen, ob euch die anderen Teilnehmer über die Kamera sehen können oder nicht.
Sicherheit: Hier könnt ihr den Warteraum freigeben, das Meeting sperren und den anderen Teilnehmern erlauben, ihren Bildschirm freizugeben, zu chatten, sich selbst umzubenennen und sich selbst stumm zu schalten
Teilnehmer: Falls ihr das noch nicht im Vorfeld gemacht habt, könnt ihr hier weitere Teilnehmer zum Meeting einladen und Einstellungen vornehmen, die für alle Teilnehmenden gelten (zum Beispiel alle gleichzeitig stummschalten)
Chat: Während dem Zoom-Meeting könnt ihr mit den Teilnehmern chatten, zum Beispiel einen Link oder eine Datei schicken. Im Chat-Fenster könnt ihr auswählen, ob die Nachricht an alle oder nur an einzelne Teilnehmer geschickt werden soll.
Bildschirm freigeben: Ihr wollt beispielsweise eine Präsentation halten? Dann könnt ihr euren Bildschirm für die Teilnehmer freigeben. Möchtet ihr etwas skizzieren, gibt es sogar eine Whiteboard-Funktion.
Aufnehmen: Das Meeting wird aufgenommen und nach Beenden als MP4-Datei lokal auf eurem Laptop gespeichert (der Ordner öffnet sich dann automatisch!).
Reaktionen: Falls ihr eine kleine Umfrage starten wollt, können die Teilnehmer zum Beispiel mit einer Reaktion antworten, zum Beispiel mit einem Herz für «finde die Idee gut» oder einem Lach-Emoji für «nein, da lach ich mich schlapp».
Apps: Über den App Marketplace könnt ihr verschiedene Apps zu eurem Zoom-Profil hinzufügen. Mit «Pexels» könnt ihr alle möglichen Hintergrundbilder auswählen und mit App-Verknüpfungen wie Asana oder Miro kollaborativ arbeiten und eure Projekte organisieren.
Beenden: Auf «Beenden» klickt ihr, wenn ihr das Meeting entweder für alle beenden oder ihr das Meeting verlassen wollt.

Alle geplanten und vergangenen Meetings seht ihr hier übrigens in der Übersicht:

Zu den Preisen

Alles, was wir euch in diesem Leitfaden gezeigt haben, ist mit der kostenlosen Version möglich. Für Besprechungen unter vier Augen ist «Basic» völlig ausreichend. Sobald ein Dritter hinzu kommt, wird es etwas mühsam, da Gruppenmeetings auf maximal 40 Minuten limitiert sind. Der Vorteil von «Pro» ist zudem, dass sich die Aufzeichnungen in der Cloud speichern lassen und sich die Meetings direkt auf Social Media Kanälen streamen lassen. «Business» braucht ihr eigentlich nur, wenn ihr sehr grosse Meetings oder Webinare veranstalten wollt (mehr als 100 Teilnehmende). Stand: November 2020