Easy Kontaktverwaltung: das CRM «Insightly»

Von Stephanie Cengiz, 15. November 2018

Wer neustarten will, braucht Kontakte. Und Kontakte müssen verwaltet werden. Sobald es professionell werden soll und das Ziel ist, Leads (potentielle Kunden), Kunden und Partner regelmässig auf dem Laufenden zu halten, empfiehlt sich ein Customer-Relationship-Management-System (kurz CRM). Wir haben einige Systeme getestet und den Sieger für unsere Bedürfnisse auserkoren: «Insightly». Ein Leitfaden.

Mit Insightly lassen sich alle Kontakte (Leads, Kunden, Dienstleister, Pressekontakte etc.) erfassen, Aktionen wie Telefonate oder persönliche Treffen dokumentieren, Mails verschicken, Aufgaben und Meetings mit dem Kalender synchronisieren, Tags hinzufügen (wie z.B. «Kunde», «Dienstleister», «Keine Mails mehr»), Ratings vergeben (1-5 = kein spannender Lead – sehr spannender Lead), Vertriebsstatistiken erstellen und mehr. Was für uns ausserdem wichtig war: Die Schnittstelle zu GSuite (Google Business Umgebung).

Insightly ist für bis zu zwei Nutzer kostenlos. Ein paar Einschränkungen gibt es beim kostenlosen Paket zwar (Speicherplatz, Anzahl Mail-Vorlagen, …), für kleine Projekte oder auch Einzelunternehmen reicht es aber wahrscheinlich meistens aus.

Abo-Plan

Los geht’s

Als erstes erfasst ihr die grundlegenden Infos über euch und euer Projekt und richtet Insightly ein.

Mail einrichten

In den Benutzereinstellungen könnt ihr eure E-Mail-Konten mit Insightly verknüpfen, um von Insightly aus Mails zu verschicken – der Vorteil dabei ist, dass ihr dann direkt im Kontakt seht, welche Mails die jeweilige Person bereits von euch erhalten hat.

Eine Mail-Signatur lässt sich ebenfalls erstellen, wie in einem normalen Mail-Programm. Die einfachste Lösung: einfach die Signatur aus eurem bestehenden Mail-Account kopieren (ansonsten lässt sich kein Logo hochladen).

Alternativ könnt ihr Mails weiterhin von eurem Mail-Programm aus versenden. Damit die Mail dann dennoch im Kontakt dokumentiert ist, müsst ihr beim Versand lediglich eine E-Mail-Adresse im BCC einfügen. Fertig.

Kalender verknüpfen

Auch sehr praktisch: Die Verknüpfung mit eurem Kalender. So könnt ihr Termine und Aufgaben in den Kontakten erfassen, die dann direkt in euren Kalender geladen werden. Dazu geht ihr in die Benutzereinstellungen und klickt auf «Kalendersynchronisierung».

Neue Organisationen & Kontakte erfassen

Um einen neuen Kontakt zu speichern, der in einer Organisation (z.B. Unternehmen) arbeitet, müsst ihr zuerst die Organisation eintragen, um diese dann mit der Person zu verknüpfen. Das geht so: Ihr klickt in der linken Spalte auf «Organisationen» und dann rechts oben auf «Neue Organisation». Im nächsten Schritt klickt ihr auf «Kontakte» und tragt dort die Person ein. Bei «Organisation» könnt ihr nun einfach die Organisation auswählen, die ihr vorhin erfasst habt.

Die potentiellen Kunden (= Leads)

In jedem CRM muss man nicht nur bestehende Kunden, Dienstleister und so weiter erfassen können, sondern auch potentielle Kunden. Dazu klickt man in der linken Spalte auf «Leads» und das Spiel geht von vorne los: ganz einfach «Neuer Lead» anklicken und die Infos eintippen.

Neue Aufgaben

Um den Status eurer Kontakte und Leads à jour zu halten, gibt es die «Aufgaben». Beispielsweise nehmt ihr euch vor, nächste Woche einen potentiellen Kunden anzurufen, um ihm euer Projekt vorzustellen und (hoffentlich erfolgreich) einen Termin zu vereinbaren.

Dazu geht ihr ihm entsprechenden Fenster auf «Aktionen» und klickt dort auf «Neue Aufgabe für Lead hinzufügen» (bei einem Kontakt genau dasselbe, dort heisst es dann «Neue Aufgabe für Kontakt hinzufügen»). Jeder Aufgabe lässt sich eine Kategorie zuordnen: Telefonat, Meeting, E-Mail, To-Do,… Falls ihr mit den vordefinierten Kategorien nicht zufrieden seid, könnt ihr diese in den Systemeinstellungen anpassen.

Dokumentieren

Wenn ihr zum Beispiel ein Gespräch mit einem Dienstleister oder einem potentiellen Kunden hattet, welches schriftlich dokumentiert werden muss, könnt ihr die Dokumentation direkt in die Beschreibung einer Aufgabe (zum Beispiel «1. Akquise-Gespräch mit Philipp Humpin») reinschreiben, oder eine neue Notiz hinzufügen. Probiert einfach aus, was für euch mehr Sinn macht oder welche Variante euch leichter von der Hand geht.

Tags hinzufügen

Ein Kontakt kann ein Kunde, ein Dienstleister, ein Teammitglied,… sein und sollte als solches gekennzeichnet werden.

Ein Lead kann vielleicht ein Interessent für Dienstleistung A oder für Dienstleistung B sein.

Diese Kategorisierung könnt ihr mit sogenannten «Tags» lösen.

Klickt in den entsprechenden Kontakt oder Lead und scrollt zum Abschnitt «Tag-Information». Erfasst ihr zum Beispiel den Tag «Kunde» zum ersten Mal, tippt ihr ihn im Fenster ein und drückt «Enter». Beim zweiten Mal erscheint der Tag «Kunde», sobald ihr ein «K» im Fenster eintippt, und ihr müsst ihn nur noch auswählen.

In der Übersicht der Leads und Kontakte erscheinen die erstellten Tags rechts unten auf der Seite unter «Kontakte-Tags» bzw. «Lead-Tags». Wollt ihr all eure Kunden aufgelistet haben, wählt ihr einfach den Tag «Kunde» aus und voilà: all eure Kunden erscheinen in der Liste.

Mails verschicken: mit Insightly & MailChimp

Von Insightly aus könnt ihr euren Kontakten und Leads persönliche E-Mails schreiben. Aber auch wenn ihr mal einen Newsletter verschicken wollt, ist das ganz einfach machbar:

Wählt dazu die entsprechenden Kontakte oder Leads aus und klickt oben auf das Mail-Icon, verfasst eure Mail und sendet sie ab.

Falls ihr für eure Newsletter-Kampagnen MailChimp nutzt, klickt auf «Mehr» und exportiert die Kontakte/Leads zu MailChimp.

Achtung: die Verknüpfung mit MailChimp ist nur mit einem bezahlten Insightly-Abo möglich. Wenn ihr den habt, müsst ihr vor dem Export im MailChimp-Account eine Kontaktliste erstellen, in die ihr die Insightly-Kontakte exportieren wollt.