Über die interne Kommunikation in der Arbeitswelt 4.0

De Ann Kathrin Stärkel, 26. avril 2021

Viele von uns haben’s noch erlebt: das gute alte Faxgerät oder Telefone mit Kabeln. Heute kommunizieren wir per Chat, Apps, Mail, telefonieren mit kabellosen In-Ear-Kopfhörern mit dem Smartphone… Neuerungen und Technologien setzen sich rasend schnell durch, was auch auf unsere Arbeitswelt Auswirkungen hat. Und jetzt hat die Corona-Krise nochmals einen richtigen Digitalisierungsschub ausgelöst. Auch in der internen Unternehmenskommunikation.

Dieser Schub ermöglichte Millionen Berufstätigen ins Homeoffice zu wechseln. Aktuell arbeitet jeder Vierte (25 Prozent) ausschliesslich im Homeoffice. Das entspricht 10,5 Millionen Berufstätigen. Dabei legten laut einer Studie der Krankenkasse DAK vor der Corona-Krise rund drei Viertel aller ArbeitgeberInnen Wert auf die Anwesenheit ihrer MitarbeiterInnen im Unternehmen. Einige Monate später hingegen hatten sich viele Unternehmen dafür ausgesprochen, ihren Angestellten zukünftig mehr Flexibilität bei der Wahl ihres Arbeitsortes einzuräumen.

Es scheint, als hätten die Auswirkungen der Corona-Krise die Digitalisierung interner Prozesse in Rekordgeschwindigkeit ins Rollen gebracht. 57 Prozent aller Arbeitgeber haben durch die Krise die Möglichkeiten für digitales Arbeiten verstärkt ausgebaut. Laut einer Studie der Statista Research Department ist die Nutzung von digitalen Technologien wie Cloud-Lösungen und Kommunikationstools, zum Beispiel Mitarbeiter-Apps, deutlich angestiegen. So hat vor der Krise etwa nur jeder Sechste virtuelle Konferenzen genutzt, seit der Krise ist es bereits jeder Dritte.

Allerdings stehen Unternehmen auch vor einigen Herausforderungen, wie beispielsweise arbeitsrechtliche, organisatorische und technische Lösungen für die Heimarbeit zu finden. Hier geht es vor allem um Fragen bezüglich Arbeitszeit, Arbeitsplatz, IT-Sicherheit aber vor allem der internen Kommunikation. Während Beschäftigte im Büro teilweise schon mit Laptop und Telefon ausgestattet waren und einfach ins Home-Office wechseln konnten, wurde deutlich, dass ein Grossteil der arbeitenden Bevölkerung ihre Tätigkeit nicht am Schreibtisch ausführen können und somit oftmals von ihrem Unternehmen keine technische Ausstattung erhalten. Natürlich braucht nicht jede Berufsgruppe technisches Arbeitsequipment, allerdings zeigte sich auch, dass die Informationsverteilung je nach Tätigkeit sehr variiert. So haben Non-Desktop-MitarbeiterInnen oftmals nur Zugriff auf Aushänge wie das Schwarze Brett. Dabei ist interne Kommunikation essentiell für den Arbeitsalltag und in herausfordernden Situationen wie der Corona-Krise ist eine zeitnahe und angemessene Kommunikation umso wichtiger.

Informationsfluss in beide Richtungen

Eine fortlaufende, interne Kommunikation wirkt sich positiv auf die Unternehmenskultur aus, denn sie hilft MitarbeiterInnen dabei, Situationen zu verstehen, einzuordnen und besser anzunehmen. Fehlt es an einer klaren internen Kommunikationsstrategie, können Informationssilos und Fehlinformationen entstehen.

Doch auch zu Nicht-Krisenzeiten sollten Unternehmen Informationen aus verschiedensten Abteilungen teilen. Die internen Kommunikationskanäle, die von Unternehmen häufig zur Verfügung gestellt werden, sind allerdings sehr beschränkt. Neben dem Schwarzen Brett gibt es bekanntlich noch das Intranet. Doch es ist äusserst unattraktiv und wird daher auch nur selten von den MitarbeiterInnen genutzt. Erst eine kürzlich erhobene Studie der Peter Schmidt Group macht deutlich, dass die Angebote von Unternehmen nicht unbedingt mit den Interessen der MitarbeiterInnen übereinstimmen: 18 Prozent wünschen sich mehr direkten Kontakt, um Informationen über den Arbeitgeber zu erhalten, 16 Prozent Social Media Angebote. Und selbst wenn das in die Jahre gekommene Intranet aufgehübscht werden soll, werden dennoch nicht alle Beschäftigten erreicht: Generell sind 41 Prozent der Meinung, dass intern nicht offen und transparent kommuniziert wird. Und ganze 75 Prozent der MitarbeiterInnen wollen sich in das Unternehmen einbringen und nach ihrer Meinung gefragt werden. Dies ist sicherlich mit einer Menge Aufwand verbunden, aber am Ende ein entscheidender Motivations- und Erfolgsfaktor für das ganze Unternehmen.

Tools wie Chats oder Mitarbeiter-Apps können dabei unterstützen, Inhalte für alle Beschäftigten zugänglich zu machen und sie untereinander zu vernetzen – gerade in grossen Firmen und Organisationen, wo oft Anonymität herrscht.

Auch für die Kommunikation zwischen Geschäftsführung und Belegschaft eignen sich Kommunikationstools wie Mitarbeiter-Apps, denn oft ist die interne Kommunikation in Unternehmen eine Einbahnstrasse. Der Informationsfluss findet meist nur in eine Richtung statt: Von der Managementebene zu den MitarbeiterInnen und nicht umgekehrt. Führungskräfte sollten dafür sorgen, dass sich ihre MitarbeiterInnen untereinander vermehrt austauschen, eine Community bilden und sich untereinander vernetzen. Eventtipps, spannende Beiträge in Fachzeitschriften oder Freizeitveranstaltungen: der alleinige Austausch darüber lässt die MitarbeiterInnen zusammenwachsen, das Gemeinschaftsgefühl wird gefestigt, die Produktivität erhöht. Mitarbeiter-Apps bieten grundsätzlich eine unkomplizierte Kommunikation von Informationen, die Arbeitsprozesse vereinfachen kann. Egal ob Onboarding-Informationen, News zum Unternehmensstandort, verschickte Dateien oder teaminterne Chats: MitarbeiterInnen haben eine zentrale Zugriffsmöglichkeit.

Wie erreicht man Mitarbeitende, die nicht am Bildschirm arbeiten?

Viele Unternehmen haben Mitarbeitende, die sowohl im Büro als auch in der Lagerhalle, der Produktionsstätte oder im Aussendienst arbeiten. Hier ist eine schnelle Kommunikation mit den neuesten Informationen oftmals sehr wichtig, wobei ein reibungsloser Austausch zwischen Büro und Einsatzstelle oftmals nicht möglich ist – jedenfalls nicht flächendeckend. Die Leute arbeiten oft weder mit einem Bildschirm noch müssen sie telefonieren.

Was aber alle Nicht-Bürokräfte gemein haben: sie haben ein privates Smartphone. Und darüber lassen sich alle optimal erreichen. Eine Mitarbeiter-App, die zum Arbeitsbeginn geöffnet werden kann und über die in beide Richtungen ganz einfach kommuniziert werden kann. Fotos können datenschutzkonform ganz einfach in die jeweilige Fachgruppe verschickt, im Chat über einen Lösungsweg diskutiert oder Problemstellungen in Echtzeit bearbeitet werden. Unabhängig davon, ob diese gerade in der Werkhalle, im Home-Office oder am Fliessband passieren.

Ein einheitlicher Kommunikationskanal für alle MitarbeiterInnen, der für mehr Austausch und damit für ein besseres Arbeitsklima und produktives Arbeiten sorgt.