Google Drive richtig verwenden

Was ist Google Drive eigentlich?

Google Drive ist ein Online-Speicher für Dateien und bietet erweiterte Funktionen zur Zusammenarbeit. Im Wesentlichen können Sie die App als Ihre eigene Festplatte (also Speicherort) in den sicheren Datenzentren von Google betrachten, die von überall und zu jeder Zeit zugänglich sind.

Es gibt auch andere Anbieter, die ähnliche Online-Speicherlösungen wie Google Drive zu Verfügung stellen – vielleicht haben Sie bereits von Dropbox, Box usw. gehört. Dieser Artikel wird nicht versuchen, diese Dienstleistungen miteinander zu vergleichen, sondern soll aufzeigen, wie Sie Ihre ersten Schritte mit Google Drive erfolgreich gehen können.

Um auf Google Drive zugreifen zu können, benötigen Sie zunächst ein Google-Konto. Google-Konten können kostenlos durch die Erstellung eines Gmail-Kontos oder als Firma über ein kostenpflichtiges Abonnement von G Suite für Unternehmen eingerichtet werden.

Google Drive oder Google Docs?

Sie haben bereits von Google Docs gehört und fragen sich, was der Unterschied zwischen Docs und Drive ist? Google Docs (Editor für Texte), Google Tabellen (Editor für Tabellen) und Google Präsentationen (Editor für Präsentationen) sind Anwendungen, die eine Online-Zusammenarbeit ermöglichen. Die Dateien werden in Google Drive gespeichert. Die Tools lassen sich mit den Programmen Word, Excel und PowerPoint vergleichen. Mit dem Unterschied, dass die Google-Tools eben online sind.

Klingt gut, aber ist es sicher?

Ihre Daten werden online gespeichert. Kann das denn überhaupt absolut sicher sein? Google verwendet die höchsten Sicherheitsstandards hinsichtlich der physischen Sicherheit und bietet eine vollständige Verschlüsselung der gespeicherten Daten. Die gesamte Expertise von Google wird darauf verwendet, Ihre Daten zu schützen.

Und wie sieht es mit Nutzern und Sicherheit aus? Das hängt davon ab, wie viel Mühe Sie für die Absicherung Ihres Google-Kontos aufwenden. Wie viele andere Online-Services bietet auch Google eine «Bestätigung in zwei Schritten» an. Sie müssen, ähnlich wie bei Online-Banking-Anwendungen, einen einmaligen Code eingeben, um sich von einem beliebigen Gerät in Ihr Konto einzuloggen. Durch diesen zusätzlichen Authentifizierungsschritt wird sichergestellt, dass niemand ohne diesen zweiten Sicherheitscode auf Ihr Konto zugreifen kann, selbst wenn diese Person im Besitz Ihres Passworts ist. Der Sicherheitscheck Ihres Google-Kontos hilft Ihnen bei der Einrichtung der Bestätigung in zwei Schritten.

Welche Arten von Dateien kann ich speichern?

Nun wissen wir also, was Google Drive ist und wir haben sichergestellt, dass unser Google-Konto sicher ist. Wir können also damit beginnen, die Funktionen von Google Drive zu entdecken! Wie schon weiter oben erwähnt, ist Google Drive ein Cloud-Speichersystem für Dateien. Darin kann im Grunde jeder Dateityp mit einer Grösse von bis zu 5 Tb (!) gespeichert werden, von Text-, Video- und Bilddateien über Photoshop bis zu PDFs.

Was kostet der Service?

Die gängigste Methode zur Verwendung von Google Drive ist ein kostenloses Gmail-Konto, mit dem Sie 15 GB kostenlosen Speicherplatz zur Verfügung haben. Sobald Sie die Grenze von 15 GB erreicht haben, können Sie entweder einen Frühjahrsputz durchführen oder zusätzlichen Speicherplatz für wenige Franken pro Monat kaufen.

Ein weiterer beliebter Weg für die Verwendung von Google Drive ist der Kauf eines G Suite-Kontos für Ihr Unternehmen. G Suite (vormals bekannt als Google Apps for Work) gibt Ihnen nicht nur Zugriff auf Drive, sondern auch auf Gmail, den Kalender und alle anderen Produktivitäts-Apps von Google – ab 5.- Franken pro Monat und Nutzer und mit einem Speichervolumen von 30 GB. Für Unternehmen, die unbegrenzten Speicherplatz benötigen, stehen weitere Angebote zur Verfügung.

Beachten Sie, dass mit Google-Anwendungen (Tabellen, Docs, etc.) erstellte Dateien nicht auf Ihre Datenquote angerechnet werden. Das bedeutet, dass Sie eine unbegrenzte Menge an Google-Dateien in Drive speichern können, ohne sich Gedanken über die Speicherkapazität machen zu müssen.

Google Drive in Ihrem Browser verwenden

Bereit? Sehr gut! Öffnen Sie einen neuen Tab in Ihrem Browser und gehen Sie zu https://drive.google.com. Sie gelangen zur Startseite von Google Drive. Fällt Ihnen etwas auf? In der linken Seitenleiste befinden sich Ordner und im Hauptbereich der Seite Dateien. Eine Anordnung, die uns allen vertraut ist. Dies sorgt für einen nahtlosen Übergang zur Verwendung von Google Drive.

1 Seitenleiste: Hier sehen Sie die Anordnung von Ordnern und Unterordnern in ähnlicher Weise wie im Explorer Ihres PCs oder Macs.

2 Im Hauptbereich sind Dateien und Ordner aufgelistet und können geöffnet werden, indem Sie einfach darauf doppelklicken.

3 Der Bereich Schnellzugriff verwendet künstliche Intelligenz, um Dateien vorzuschlagen, die Sie möglicherweise ansehen möchten.

4 Suchen Sie nach Dokumenten mit Hilfe der Suchfunktion.

5 Greifen Sie auf Einstellungen und Details der Dateien zu und ändern Sie die Ansicht Ihrer Dateiliste.

6 Erstellen Sie neue Google Docs & Tabellen, Präsentationen oder einen neuen Ordner. Sie können auch mit der rechten Maustaste neue Dateien und Ordner erstellen.

Wenn Sie Google Drive zum ersten Mal einrichten, sind einige Standardeinstellungen empfehlenswert. Öffnen Sie die Einstellungen mit Hilfe des Zahnrad-Symbols (5) und legen Sie die folgenden Parameter fest.

• Markieren Sie Dateien umwandeln, damit in Drive hochgeladene Microsoft-Dateien automatisch in das Google-Format für Docs, Tabellen oder Präsentationen umgewandelt werden und danach vollständig bearbeitet werden können.

• Offline gibt Ihnen auch ohne Internetverbindung Zugriffs- und Bearbeitungsrechte für Google Drive-Dateien. Sobald Sie wieder online sind, werden alle Änderungen automatisch synchronisiert.

Die Ausführung der Einstellungen in den Tabs Allgemein und Benachrichtigungen würde den Rahmen dieses Artikels sprengen, aber schauen Sie sich diese unbedingt auch an.

Erstellen Sie Ihr erstes Google Doc

Gehen Sie in Google Drive zu NEU > Ordner. Geben Sie dem Ordner einen beliebigen Namen und klicken Sie auf Erstellen. Sie sollten jetzt den neuen Ordner im Hauptbereich von Drive sehen. Öffnen Sie den Ordner mit einem Doppelklick und erstellen Sie eine neue Datei mit der rechten Maustaste > Google Docs.

Es öffnet sich ein neuer Tab mit einer leeren Google Docs-Datei. Geben Sie der Datei links oben einen Namen und beginnen Sie mit der Erstellung Ihres Dokuments. Wenn alles erledigt ist, schliessen Sie den Browser-Tab.

Haben Sie bemerkt, dass Sie nicht zum Speichern aufgefordert worden sind? In den Google Apps werden Ihre Dateien automatisch gespeichert. Das bedeutet auch, dass Sie an Ihrem Computer zu Hause mit der Arbeit beginnen und die Bearbeitung später unterwegs mit Ihrem Smartphone fortsetzen können, ohne USB-Laufwerke oder ähnliches mitnehmen zu müssen.

Das Hochladen einer oder mehrerer Dateien in Google Drive ist genauso einfach wie das Verschieben einer Datei per Drag & Drop von Ihrem Computer zu Drive in Ihrem Browser. Wenn Sie die Option zur Umwandlung hochgeladener Dateien in Google-Formate aktiviert haben, werden Ihre Dateien aus Excel, Word und PowerPoint automatisch in die Formate Docs, Tabellen und Präsentationen umgewandelt.

Natürlich können Sie Dateien oder Ordner auch über den Button NEU hochladen.

Mit Ihren KollegInnen gleichzeitig arbeiten

Erinnern Sie sich daran, wie Sie das letzte Mal eine Präsentation als Team erstellt haben? Denken Sie daran, wie mühsam es war, alle Änderungen nachzuverfolgen und aktualisierte Dateien per E-Mail zu senden. Mit Google Drive gehört das der Vergangenheit an. Da alles online stattfindet, gibt es keine Notwendigkeit mehr, Anlagen und Aktualisierungen hin- und her zu senden. Mit Drive können bis zu 50 Mitarbeiter zur gleichen Zeit an demselben Dokument arbeiten.

Klicken Sie in Ihrem Dokument im Format Docs, Präsentation oder Tabelle auf den Button Freigeben in der oberen rechten Ecke, fügen Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Kollegen hinzu und drücken Sie Fertig, um die Zusammenarbeit an Ihrem Dokument zu beginnen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Mitarbeiter an einem Computer, iOS- oder Android-Gerät arbeiten, denn die Freigabe funktioniert mit allen Geräten.

Desktop-Version verwenden

Da es für manche Menschen einfacher ist, den Datei-Explorer ihres PCs oder Macs zu verwenden, bietet Google auch Desktop-Clients für PC und Mac als eine Möglichkeit zur Synchronisierung von Dateien auf Ihrem Computer, ohne die Dateien manuell hochladen zu müssen. Dieses Programm heisst Google Drive Backup und Sync für kostenlose Gmail-Konten und Drive File Stream für Geschäftskunden. Beide Versionen stehen auf Google-Download-Seite zum Download bereit.

Sobald Sie den Drive-Client installiert haben, verbinden Sie sich mit Ihrem Google-Konto und richten Ihren lokalen Drive-Ordner ein.

Nach erfolgreicher Anmeldung werden die auf Google Drive gespeicherten Dateien mit Ihrem Computer synchronisiert. Sie können in diesem Drive-Ordner wie in jedem anderen Ordner auf Ihrem Computer navigieren. Alle Dateien, die Sie dem Drive-Ordner hinzufügen, werden automatisch mit Ihrem Google Drive Online-Speicher synchronisiert.

Wir wünschen Ihnen viel Spass mit der Cloud.

Wir haben hier die vielfältigen Möglichkeiten von Google Drive im Hinblick auf Produktivität, Zusammenarbeit und Sicherheit nur kurz angerissen. Dieser Artikel soll Sie bei Ihren ersten Schritten in der Welt der Online-Zusammenarbeit unterstützen.