Trello – Das einfachste Projektmanagement-Tool der Welt

Da Stephanie Cengiz, 29. novembre 2017

Um ein Neustarter-Projekt erfolgreich angehen zu können, braucht man ein Projektmanagement Tool. Fragen wie «Was habe ich noch zu tun?», «Was habe ich schon erledigt?», «Wann war nochmal die Deadline?», «Wer ist bei einer Aufgabe alles involviert?» sollten stets schnell beantwortet werden können. Das Neustarter-Team arbeitet mit «Trello»: einer flexiblen, übersichtlichen und einfach zu bedienenden Plattform für das Projektmanagement. In diesem Beitrag geben wir Tipps und Tricks für die alltägliche Arbeit mit Trello.

Auf trello.com können Sie sich kostenlos ein Profil anlegen und gleich losstarten. Das Tool eignet sich nicht nur für unternehmerische Projekte ganz gut, sondern auch für Privates. Das lässt sich auf dem Dashboard (Ihre Startseite) ganz einfach voneinander trennen, indem sich verschiedene «Boards» erstellen lassen. Auf Deutsch übersetzt hiesse das «Bretter» oder «Tafeln», die man nach Belieben beschriften und befüllen kann.

Auf der Startseite haben Sie all Ihre Boards im Überblick. Für jedes Board können Sie einen Hintergrund (mit Farben und Fotos) bestimmen, um ihn auf den ersten Blick von den anderen Boards unterscheiden zu können.

«Neues Team erstellen»

Wenn Sie auf «Neues Team erstellen» klicken, können Sie weitere Mitglieder einladen, bspw. Ihren Partner Ihres Neustarter-Projekts. In unserem Beispiel heisst das Team «Mein Neustarter-Unternehmen». Diesem Team können Sie Boards hinzufügen. Zur Erklärung haben wir diese Boards «Kundenprojekt 1», «Kundenprojekt 2» und «Mein Unternehmen» genannt. Wenn Sie ein Board erstellen möchten, welches nur Sie alleine sehen und bearbeiten möchten, erstellen Sie oben ein neues, persönliches Board.

Wie geht das mit den «Boards»?

Lassen Sie uns das Board «Mein Unternehmen» genauer ansehen. Dort gibt es Listen (Trello hat bereits automatisch die Listen «To Do», «Im Gange» und «Fertig» erstellt). Und in diesen Listen können Sie verschiedene «Karten» (also Ihre To Dos) erstellen. Es lassen sich unendlich viele Listen und Karten zu jedem Trello-Board hinzufügen.

To Dos (=Karten) hinzufügen

Ich möchte nun mein erstes To Do (also meine erste «Karte») zu meiner To-Do-Liste hinzufügen. Dazu schreibe ich einfach in das Textfeld «Eine Karte hinzufügen» und klicke auf «Hinzufügen».

Jeder Karte kann man Fristen hinzufügen, mit Detailinfos versehen und vieles mehr. Klicken Sie dazu einfach auf die Karte.

Mitglieder: Bearbeiten Sie die Karte zusammen mit jemandem aus Ihrem Team, lassen sich hier Mitglieder (spezifisch für diese eine Karte) hinzufügen
Labels: Den Karten können Sie Farben hinzufügen. Sie bestimmen, welche Farbe welche Bedeutung hat (bspw. rot = Priorität 1)
Checkliste: Fügen Sie den Karten Checklisten hinzu, bspw. eine Einkaufsliste fürs Büro
Frist: Bis wann müssen Sie die Karte (To Do) erledigt haben? Hier können Sie Datum und Uhrzeit festlegen
Anhänge: Andere Karten oder Boards aus Trello oder Dokumente vom Computer oder aus der Cloud lassen sich der Karte anfügen

Darunter gibt es auch einige nützliche Aktionen, die Sie auswählen können. Sie können die Karte in ein anderes Board verschieben oder kopieren. Wenn Sie auf «Abo» klicken, werden Sie bei allen Änderungen der Karte benachrichtigt. Mit Klick auf «Archiv» löschen Sie die Karte. Sind Sie fertig mit dem Bearbeiten der Karte, können Sie sie einfach schliessen. Sie brauchen (ausser bei der Beschreibung) nicht auf einen Speicherbutton zu klicken.

Karten lassen sich übrigens per Drag and Drop (auf Deutsch: Ziehen und Ablegen) ganz einfach von Board zu Board schieben. Beginnen Sie mit der Bearbeitung eines To Dos, schieben Sie die entsprechende Karte am besten direkt in die Liste «Im Gange». Dieses Vorgehen ist besonders hilfreich, wenn Sie ganz viele Karten und Listen haben und Sie vor allem möchten, dass Ihr Team sieht, welche Karte Sie gerade bearbeiten. Haben Sie ein To Do beendet, können Sie die Karte ganz einfach in die Liste «Fertig» ziehen.

Im Team arbeiten mit Trello

Wie oben bereits kurz erwähnt, können Sie einer Karte mehrere Teammitglieder zuteilen, da diese bspw. gemeinsam an diesem To Do arbeiten. Dazu klicken Sie in der entsprechenden Karte oben auf «Mitglieder» und wählen die betreffenden Personen aus.

Möchten Sie einem Teammitglied eine Nachricht schicken, können Sie das direkt in der Karte tun, um die sich Ihre Nachricht tangiert. Einfach ein @-Zeichen schreiben und die Person auswählen, die Sie in der Karte erwähnen möchten. Die ausgewählte Person wird per Mail und direkt in Trello über das Glocken-Icon oben rechts informiert, dass sie eine Nachricht erhalten hat.

Weitere, nützliche Funktionen

Filtern

Ein Szenario: Sie haben Ihre Karten mit Farben (Labels) markiert, um sie bspw. nach Priorität einzustufen. Für Priorität Nr. 1 haben Sie die Farbe Rot gewählt und möchten sich nun einen Überblick über die wichtigsten To Dos verschaffen. Dazu klicken Sie im Menü auf «Karten filtern» und klicken auf das rote Label.

Mit anderen Tools verknüpfen

Trello lässt sich gut mit anderen Tools verknüpfen, die man im unternehmerischen Alltag so braucht, bspw. Google Drive , Box, Evernote, MailChimp, SurveyMonkey und viele mehr. Einfach auf «Menü anzeigen» klicken und die «Power-Ups» durchscrollen. In der kostenlosen Version kann man ein Power-up pro Board aktivieren.

Karten hervorheben

Wenn Sie eine Karte besonders hervorheben möchten, können Sie einen Sticker hinzufügen. Dazu klicken Sie im Menü auf «Sticker» und ziehen einen passenden Sticker in die Karte rein.

Einen Sticker können Sie auch wieder löschen, ihn rotieren oder verschieben. Dazu klicken Sie auf das Stift-Icon in einer Karte und dann auf den Sticker.

Zwischen den Boards switchen

Klicken Sie links oben auf «Boards». So haben Sie sich mit einem Klick eine Übersicht über Ihre Boards geschaffen und können zwischen ihnen hin und her switchen.

Suchfunktion

Man hat schnell so viele Karten, dass die gesamte Höhe Ihres Bildschirms vollgepflastert ist und Sie zu Ihren älteren Karten runterscrollen müssen. Da kann die Suchfunktion sehr praktisch sein. Einfach oben im Suchfenster einen Begriff eingeben und schon wird die entsprechende Karte angezeigt – mit Angabe des betreffenden Boards und der Liste.